Plantillas y tareas recurrentes

Plantillas de tareas

Una plantilla es un conjunto de tareas que se crean de golpe, con plazos relativos a la fecha de inicio. Sirve, por ejemplo, para el alta de un cliente o el cierre trimestral. Está en Tareas › Plantillas.

1. Pulsa Nueva plantilla y ponle nombre.
2. Escribe una tarea por línea con el formato asunto | días desde el inicio | prioridad. Los días y la prioridad son opcionales (la prioridad puede ser baja, normal o alta).
3. Una línea que empieza por - es una subtarea de la tarea anterior.
4. Marca Compartir con todo el despacho si quieres que la usen los demás; si no, será solo tuya.

Para usarla, elige la fecha Empieza el, el proyecto (o crea uno nuevo), el cliente y a quién asignarla, y pulsa Crear tareas. Con Encadenar, cada tarea espera a que se complete la anterior. Las tareas ya creadas no cambian si luego editas o eliminas la plantilla.

Tareas recurrentes

En Tareas › Recurrentes creas reglas que generan una tarea nueva sola: cada día, cada día laborable, cada semana, mes, trimestre o año. Según la periodicidad indicas el día de la semana, el día del mes o el mes. Si un mes no llega al día elegido, se usa el último día del mes. Puedes pausar, reactivar o eliminar una regla cuando quieras; las tareas ya creadas se quedan.

Reglas por vencimiento fiscal

Además, Nueva regla por vencimiento fiscal crea una tarea por cada vencimiento pendiente de un modelo (por ejemplo el 303), para cada cliente. Eliges cuántos días antes se crea, cuántos días antes de la fecha límite vence, la estimación, la prioridad y el proyecto. Puede asignarse automáticamente al responsable del vencimiento. Se aplica enseguida a los vencimientos que ya existen y a los que se generen después.

Sincronizar con Outlook

En Sincronizar puedes exportar tus tareas a un archivo (.ics o .csv) para Outlook Classic, o importar las de Outlook. Las tareas .ics importadas antes se actualizan en lugar de duplicarse. Es por archivo: no hay sincronización en vivo.