Modèles et tâches récurrentes

Modèles de tâches

Un modèle est un ensemble de tâches créées d'un coup, avec des délais relatifs à la date de début. Il sert, par exemple, à l'ouverture d'un dossier client ou à la clôture trimestrielle. Il se trouve dans Tâches › Modèles.

1. Appuyez sur Nouveau modèle et donnez-lui un nom.
2. Écrivez une tâche par ligne au format objet | jours depuis le début | priorité. Les jours et la priorité sont facultatifs (la priorité peut être basse, normale ou haute).
3. Une ligne qui commence par - est une sous-tâche de la tâche précédente.
4. Cochez Partager avec tout le cabinet si vous voulez que les autres l'utilisent ; sinon, elle reste la vôtre.

Pour l'utiliser, choisissez la date Commence le, le projet (ou créez-en un nouveau), le client et la personne à qui l'assigner, puis appuyez sur Créer les tâches. Avec Enchaîner, chaque tâche attend que la précédente soit terminée. Les tâches déjà créées ne changent pas si vous modifiez ou supprimez ensuite le modèle.

Tâches récurrentes

Dans Tâches › Récurrentes, vous créez des règles qui génèrent automatiquement une nouvelle tâche : chaque jour, chaque jour ouvré, chaque semaine, mois, trimestre ou année. Selon la périodicité, vous indiquez le jour de la semaine, le jour du mois ou le mois. Si un mois n'atteint pas le jour choisi, c'est le dernier jour du mois qui est utilisé. Vous pouvez mettre en pause, réactiver ou supprimer une règle quand vous voulez ; les tâches déjà créées restent.

Règles par échéance fiscale

De plus, Nouvelle règle par échéance fiscale crée une tâche pour chaque échéance en attente d'un modèle (par exemple le 303), pour chaque client. Vous choisissez combien de jours avant elle est créée, combien de jours avant la date limite elle arrive à échéance, l'estimation, la priorité et le projet. Elle peut être assignée automatiquement au responsable de l'échéance. Elle s'applique immédiatement aux échéances existantes et à celles générées ensuite.

Synchroniser avec Outlook

Dans Synchroniser, vous pouvez exporter vos tâches vers un fichier (.ics ou .csv) pour Outlook Classic, ou importer celles d'Outlook. Les tâches .ics déjà importées sont mises à jour au lieu d'être dupliquées. Cela fonctionne par fichier : il n'y a pas de synchronisation en direct.